Bei Nutzung eines Dienstwagens können die privat gefahrenen Kilometer mit der Ein-Prozent-Pauschalwertmethode versteuert werden. Das heißt, ein Prozent des Listenpreises des Wagens bei Erstzulassung werden als geldwerter Vorteil verbucht. Zusätzlich werden die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,03% des Listenpreises pro km berechnet. Das Problem dabei: Die Regelung gilt zunächst einmal pauschal für alle Arbeitstage, auch wenn die Strecke gar nicht wirklich zurückgelegt wird. Für Mitarbeiter im Außendienst zum Beispiel, die von zuhause aus direkt zu ihren Kunden fahren, eine unnötige Belastung. Der Bundesfinanzhof gab klagenden Dienstwagenfahrern inzwischen Recht – aber wer nicht pauschal zahlen will, muss die tatsächlichen Fahrten per Fahrtenbuch nachweisen.
Ein Fahrtenbuch von Hand zu führen, ist aufwändig. Blaupunkt Telematics bietet hier eine simple und effektive Lösung: Das elektronische Fahrtenbuch. Alle Kriterien des Finanzamts werden erfüllt: Die aufgezeichneten Daten sind lückenlos nachvollziehbar und nachträglich nicht veränderbar. Der Einbau gestaltet sich einfach und ist auch von Nicht-Spezialisten problemlos vorzunehmen. Das GSM/GPS-basierte System erfasst automatisch alle notwendigen Positionsdaten wie angefahrene Ziele, Strecken, Fahrtzeiten und Stopps und überträgt diese an einen Server, auf den der Nutzer von jedem Internetzugang aus einfach und Passwort-geschützt zugreifen kann. Im Fahrzeug selbst sind keine Eingaben notwendig. Die Anwendung ist selbst lernend, d.h. sie erkennt wiederkehrende Ziele selbstständig – mehr Effizienz und Zeitersparnis ist also kaum möglich. Auch andere Anwendungen wie Diebstahlsicherung, Auftragsübermittlung oder ähnliches sind problemlos kombinierbar.
Zum Hintergrund: Mit einem Fahrtenbuch kann die Ein-Prozent-Regelung komplett entfallen. Es muss aber lückenlos, fortlaufend und über ein komplettes Kalenderjahr ausgefüllt werden, was in täglichen Stresssituationen bei einem von Hand geführten Fahrtenbuch extrem belastend sein kann und kostbare Arbeitszeit auffrisst. Die Vorgaben des Bundesfinanzhofs sind streng und sehen vor, dass ein Fahrtenbuch in geschlossener Form – also nicht auf einzelnen Zetteln – und zeitnah zu führen ist, so dass die Nachvollziehbarkeit der Einträge jederzeit gewährleistet ist und nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen werden können. Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt, Ziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner mit Ortsangabe sind obligatorische Angaben, Umwege müssen ebenfalls verzeichnet werden. Kommt man hier in Verzug, ist Chaos vorprogrammiert. Ist man in Eile und vergisst den Eintrag, wird es schnell schwierig, die gefahrenen Strecken nachzuvollziehen. Die Fahrten in einer Excel-Tabelle zu erfassen, könnte eine Erleichterung bringen – ist aber nicht zulässig, da hier im Nachhinein Veränderungen möglich wären. Ist das Fahrtenbuch nicht Finanzamt-konform geführt, greift automatisch wieder der geldwerte Vorteil nach der Ein-Prozent-Regelung.
Durch das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs entfällt die permanente Schreibarbeit und es können erhebliche steuerliche Mehrbelastungen vermieden werden. Dies gilt vor allem, wenn anteilig sehr viele Geschäftsfahrten anfallen oder eine Privatnutzung vollständig ausgeschlossen werden soll. Erfahrungswerte zeigen, dass mit dem Führen eines Fahrtenbuchs jährlich ein vierstelliger Betrag eingespart werden kann. Gerade unter beständigem Wettbewerbsdruck sollten solche Einsparungspotentiale genutzt werden.
Ob doppelte Haushaltsführung und damit verbundene Dienstwagenfahrten, Leasingraten als Betriebsausgabe bei Teilnutzung, Unfallkosten oder Unfallversicherung und schwebende Verfahren wegen verminderter Dienstfahrten aufgrund eines Heimbüros – die Frage nach Privat- oder betrieblicher Nutzung eines Dienstfahrzeugs wird weiterhin viele Herausforderungen beinhalten. Zieht der Steuerzahler ein elektronisches Fahrtenbuch heran, kann er sicher sein, die für ihn optimale Versteuerung herauszufinden – denn bis die Steuer endgültig festgesetzt ist, ist es möglich, zwischen Ein-Prozent-Pauschalwertmethode und Fahrtenbuch-Führung zu wechseln. Angesichts der geringen Kosten für Einbau und Betrieb lohnt sich ein Finanzamt-konformes, elektronisches Fahrtenbuch also fast immer – sei es als Nachweis, zum Vergleich oder als Backup-Lösung.
Über Blaupunkt Telematics
Blaupunkt Telematics ist ein Anbieter von technologisch führenden Telematik-Lösungen mit Sitz in Hildesheim. Zum Leistungsangebot gehören die Ortung von Fahrzeugen, Objekten oder Personen, Navigation, Diebstahlprävention, Auftragsmanagement, Temperaturüberwachung, elektronische Fahrtenbücher oder Systeme zur Fernauslesung digitaler Tachografen, aber auch umfassende kundenspezifische Systemlösungen für verschiedenste Branchen. Als einer der ersten europäischen Anbieter betreibt Blaupunkt Telematics eine eigene Telematik-Internetplattform zur Datenverwaltung und -verarbeitung, die individuell auf Kundenanforderungen zugeschnitten werden kann. Die komplette Lieferkette wird „aus einer Hand made in Germany“ angeboten – von der Entwicklung und Produktion über Qualitätssicherung bis hin zu Auslieferung, Projektbetreuung und Service. Über ein Netzwerk von Fachhändlern und Vertriebs- und Integrationspartnern werden die Produkte weltweit vertrieben.
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